Como ya se dijo, la Sección de Activo Fijo tiene la responsabilidad de controlar todos los bienes de la Universidad, en lo relacionado a su ubicación física, responsables y valorización. Debido a lo anterior, esta Sección debe cumplir las siguientes funciones:

a) Ingresar, controlar y supervisar las Altas, Bajas, Traslados y Traspasos de Bienes en las distintas Unidades y dependencias, de acuerdo con los procedimientos administrativos del presente Manual.

b) Actualizar y controlar los registros del activo fijo.

c) Efectuar y controlar la marcación con código de barras de los Bienes de Activo Fijo, sean estos antiguos o nuevas incorporaciones.

d) Controlar la asignación de los bienes a los funcionarios mediante las correspondientes Actas de Entrega y Recepción de Activo Fijo.

e) Controlar los Bienes Inventariables que sean enviados en préstamo, reparación o mantención.

f) Efectuar conjuntamente con el funcionario responsable de la custodia de bienes de cada Unidad los recuentos físicos periódicos.

g) Colaborar y asesorar a las Unidades de la Universidad en materias de inventario o recepción de bienes, y a la vez proporcionar la información necesaria y oportuna en cuanto a ubicación de bienes, de acuerdo a las necesidades de cada servicio.

h) Efectuar revisiones periódicas selectivas, sorpresivas y totales a las diferentes Unidades con el objeto de controlar el cumplimiento de las disposiciones sobre los Bienes Inventariables.

i) Emitir en el Sistema Contable un Informe mensual del Mayor por Cuentas y verificar que las facturas por adquisición de activos fijos hayan sido contabilizadas correctamente. En el caso de existir errores de imputación, se debe informar por escrito al Encargado de Cuentas por Pagar, al Oficial Administrativo o al Jefe de Administración y Finanzas en las Sedes, para que éste efectúe las regularizaciones contables correspondientes.

j) Poner en conocimiento del Director General de Finanzas de la Universidad cualquier irregularidad que se detecte en el cumplimiento de sus funciones y proponer las medidas tendientes a corregir esas anomalías. Esta obligación también corresponderá al Oficial Administrativo y Jefe de Administración y Finanzas de cada Departamento Académico o Sede, respectivamente, quienes en el cumplimiento de sus funciones detecten pérdidas o irregularidades en la custodia de los bienes inventariables que pertenecen a su Unidad.

k) Solicitar a la Autoridad pertinente la instrucción de investigaciones sumarias, si a consecuencia del incumplimiento de las obligaciones de la persona responsable de la custodia del respectivo bien, se hubiere producido pérdida o deterioro de alguna especie.

l) Enviar al Comité respectivo, las Propuestas de Baja de Bienes. Esto corresponde a aquellos bienes cuya baja ha sido solicitada directamente por los responsables de su custodia, como también a los bienes que, derivado de las acciones de control de la Sección y que a juicio del Encargado de la Sección de Activo Fijo, estén en condiciones de ser dados de Baja.

m) Controlar que las facturas de las Compañías de Seguros sean pagadas oportunamente. Asimismo, conocer la cobertura de las pólizas y encargarse de que la Liquidación de los Siniestros ocurridos sea contabilizada en la cuenta “5170106000 - Recuperación de Seguros”, imputándose el Centro de Costo correspondiente.

n) Realizar todos los trámites aduaneros respecto de los Bienes de Administración Central. En el caso de los Departamentos Académicos, esta función la deberá cumplir el Oficial Administrativo correspondiente.

o) Elaborar informes relativos al Activo Fijo que hayan sido solicitados por el Jefe de Contabilidad.

p) Preparar y entregar al Jefe de la Unidad de Contabilidad toda la información necesaria para los registros contables de las cuentas de Activo Fijo.

q) Revisar los informes de revalorización y depreciación de bienes que entrega el Sistema de Activo Fijo y proponer los ajustes respectivos para cuadrarlos con la contabilidad.